Resolución de la Secretaría de Estado de Cultura, por la que se convocan ayudas a entidades privadas sin ánimo de lucro para el desarrollo de proyectos archivísticos y la organización de actividades de formación y difusión correspondientes al año 2026.

1. Objeto: realización de proyectos y actividades de los archivos de entidades privadas sin ánimo de lucro que redunden en la mejor conservación y difusión del patrimonio documental español. El objeto de la ayuda es:

1. Proyectos archivísticos de descripción, digitalización, identificación, valoración, conservación y/o restauración.
2. Actividades de difusión del patrimonio documental y/o formación en materias relacionadas con los procesos archivísticos.

Únicamente deberá presentarse un proyecto de una de las dos modalidades antes indicadas, no pudiendo realizarse proyectos de carácter mixto.

Los proyectos de descripción y digitalización obligatoriamente se realizarán con la aplicación proporcionada por la Subdirección General de los Archivos Estatales, según el punto 4 del artículo decimoséptimo.

2. Beneficiarios: entidades o instituciones privadas sin ánimo de lucro siempre que, estando legalmente constituidas e inscritas en el registro público correspondiente en la fecha en que se presente la solicitud, cumplan con los requisitos y no se encuentren incursas en ninguna de las exclusiones contempladas en el art. 13 de la Ley General de Subvenciones.

 Igualmente, las entidades beneficiarias de las ayudas deben estar al corriente de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social, así como de las obligaciones por reintegro de subvenciones.

3. Requisitos y exclusiones de los proyectos:

• Requisitos para los proyectos de desarrollo archivístico:

a) Que los fondos objeto del proyecto tengan un alcance nacional o al menos superior a una Comunidad Autónoma.

b) Que los fondos objeto del proyecto archivístico no se custodien en archivos de cualesquiera administraciones, organismos o instituciones públicas.

c) Que el proyecto archivístico se aplique exclusivamente para los procesos de descripción, digitalización, conservación, restauración, identificación, valoración y recuperación de documentos objeto de dicho proyecto.

d) Que el proyecto archivístico se pueda realizar en el plazo de un año, a contar desde el día siguiente a la fecha de la publicación de la Resolución de Concesión en la página web del Ministerio de Cultura. Si el proyecto se engloba dentro de otro más amplio, se solicitará ayuda exclusivamente para la parte del proyecto que pueda desarrollarse dentro de este plazo.

• Requisitos para proyectos de actividades de difusión y formación: Que la actividad tenga por objeto la organización de cursos, jornadas, congresos o encuentros en materia de archivos o patrimonio documental.

• EXCLUSIONES:

a) Los proyectos relativos a la celebración de exposiciones.

b) Los proyectos de contenido bibliográfico, hemerográfico, museográfico o propio de otras disciplinas no archivísticas.

c) Los proyectos que hayan recibido una ayuda del Ministerio de Cultura en las tres últimas convocatorias para el mismo fondo objeto de los proyectos archivísticos.

4. Cuantía:

• Para el desarrollo de proyectos archivísticos la ayuda tendrá un importe máximo de 10.000,00 €.

• Para la celebración de actividades de difusión y/o formación la ayuda tendrá un importe máximo de 5.000 €.

• En ambos casos, el importe de la ayuda no superará el 70% del coste de la actividad. El 30% restante deberá financiarse con cargo a los fondos propios de la entidad o mediante otras ayudas que pueda obtener la entidad beneficiaria.

5. Solicitudes y plazo de presentación: del 19 de junio al 9 de julio de 2026 (23.59hrs)

6. Periodo subvencionable:

Para el desarrollo de los proyectos archivísticos, será de un año, a contar desde el día siguiente al de la publicación de la Resolución de Concesión en la página web del Ministerio de Cultura

Para la celebración de actividades de difusión y/formación, desde el 1 de septiembre de 2026 hasta el 31 de agosto de 2027.

7. Documentación requerida:  la solicitud deberá presentarse exclusivamente a través de la Sede Electrónica del Ministerio de Cultura.

Únicamente podrá presentarse una solicitud por entidad, así como que contemple un único proyecto

Deberá adjuntarse la siguiente documentación administrativa y específica:

1. Copia digitalizada de la Tarjeta de Identificación Fiscal de la entidad.
2. Copia digitalizada de la escritura pública de constitución o del acta fundacional de la entidad con sus correspondientes modificaciones.
3. Copia digitalizada de los estatutos vigentes de la entidad, así como de las modificaciones que haya habido.
4. Copia digitalizada de la certificación de inscripción en el registro público correspondiente.
5. Copia digitalizada del documento que acredite debidamente la representación legal de la entidad por parte de quien suscribe la solicitud.
6. Copia de las cuentas aprobadas en los dos ejercicios anteriores a esta convocatoria.
7. Declaración responsable firmada por el representante legal de la entidad de no estar incursa en ninguna de las causas de incompatibilidad o prohibición para recibir subvenciones, y de estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de seguridad social y de no ser deudora por reintegro de subvenciones.
8. Declaración responsable firmada por el representante legal de las subvenciones o ayudas que se han solicitado para esta misma finalidad.
9. Declaración referente al personal asalariado a cargo de la entidad.
10. Memoria descriptiva detallada del proyecto archivístico o de la actividad de difusión y/o formación para el que se solicita ayuda, según modelo Anexo I.
11. Presupuesto en el que se desglosen ingresos y gastos necesarios para la ejecución del proyecto o actividad, según modelo Anexo II.
12. Memoria descriptiva de los servicios que se prestan en el archivo de la entidad, según modelo Anexo III.
13. Una declaración responsable de los daños y pérdidas sufridas, relacionadas con el archivo, en el caso de entidades afectadas por una catástrofe natural, según modelo Anexo IV.

La documentación administrativa requerida, en específico, la escritura de Constitución de la entidad, los Estatutos y sus modificaciones, la certificación de inscripción en el registro público correspondientes, el documento acreditativo de la representación del solicitante, y la Tarjeta de Identificación Fiscal, podrá ser sustituida por una declaración responsable de la entidad solicitante, otorgada ante una autoridad administrativa o notario público.

Con anterioridad a la propuesta de Resolución de Concesión, será requerida la presentación, en un plazo no superior a diez días hábiles, de la documentación que acredite la veracidad de los datos contenidos en la citada declaración.

8.Gastos:

1. Para los proyectos archivísticos:

Subvencionables:

1. Personal para la realización del proyecto objeto de subvención, de acuerdo con las siguientes modalidades:

– Personal ajeno a la entidad: contratación de personal específicamente para la realización del proyecto.

– Personal propio de la entidad: remuneración de personal técnico del archivo vinculado a la entidad. No se admitirá en ningún caso la remuneración del personal técnico del archivo que no se haya dedicado en exclusividad a la realización del proyecto. Tampoco se admitirá la remuneración del personal fijo de la entidad que no realice tareas específicas de archivo.

• Contratación de servicios externos para la realización del proyecto objeto de subvención.
• Adquisición de bienes fungibles vinculados directamente con el objeto del proyecto. Hasta el 10 % del coste total del proyecto

2. Para los proyectos de organización de actividades de formación y/o difusión:

1. Honorarios profesores y ponentes. La remuneración se atendrá al baremo retributivo establecido por la Subsecretaría del Ministerio de Cultura para 2024/2025:

 – Personal ajeno a la entidad: contratación de personal específicamente para la realización del proyecto.

– Personal propio de la entidad: remuneración de personal técnico del archivo vinculado a la entidad. No se admitirá en ningún caso la remuneración del personal técnico del archivo que no se haya dedicado en exclusividad a la realización del proyecto. Tampoco se admitirá la remuneración del personal fijo de la entidad que no realice tareas específicas de archivo.

• Retransmisión en línea (vía streaming).
• Dietas de viaje, siempre que sea inexcusable la realización del viaje para el desarrollo del proyecto.
• Gastos de difusión y publicidad.

Se considerará subvencionable el gasto que se realice en el plazo establecido para la realización del proyecto.

No subvencionables:

1. Los gastos corrientes generales de funcionamiento de los archivos, tales como agua, luz, teléfono, etc.
2. Los gastos protocolarios y de representación.
3. Los gastos financieros, de amortización o por tributos.

9. Criterios de valoración:

1. Para el desarrollo de proyecto archivísticos serán los siguientes:

I. Interés del contenido del proyecto presentado. Máximo de 60 puntos de la valoración total en función del siguiente reparto:

1. Interés histórico de la documentación y archivístico del proyecto. Máximo 20 puntos en función del siguiente reparto:
2. Interés histórico (máximo 10 puntos)
3. Interés archivístico (máximo 10 puntos)
4. Fondos y documentos de archivo que promuevan la reparación moral y la recuperación de la memoria personal, familiar y colectiva de las víctimas establecida en la Ley 20/2022, de 19 de octubre, de Memoria Democrática. (Máximo 5 puntos)

• Número de registros descriptivos previstos. Máximo 10 puntos en función del siguiente reparto:
• Más de 5000 registros (Máximo de 10 puntos)
• Entre 500 y 5000 registros (Máximo 5 puntos)
• Si el proyecto incluye digitalización. Máximo 10 puntos en función del siguiente reparto:
• Más de 5000 registros (Máximo de 10 puntos)
• Entre 500 y 5000 registros (Máximo 5 puntos)
• Si el proyecto presentado es una intervención de restauración (Máximo 10 puntos)
• Si la intervención es motivada por los efectos de un desastre natural (Máximo 5 puntos)

II. Calidad de los servicios prestados por el archivo de la entidad, su experiencia y actividades. Máximo de 20 puntos de la valoración total en función del siguiente reparto:

1. Acceso a usuarios. Máximo 10 puntos a repartir entre los siguientes criterios:
2. Acceso libre (Máximo 3 puntos)
3. Sala de consulta (Máximo 3 puntos)
4. Existencia de catálogos, guías e inventarios para su consulta (Máximo 3 puntos)
5.  Existencia de normas de sala de consulta (Máximo 1 punto)
6. Procesos archivísticos informatizados (Máximo 4 puntos)
7. Servicio de entrega de reproducciones digitales (Máximo 3 puntos)
8. Actividades de difusión. Máximo 3 puntos, a repartir entre los siguientes criterios:
9. Si tiene web (Máximo 1 punto)
10. Si tiene redes sociales (Máximo 1 punto)
11. Si organiza actividades (Máximo 1 punto)

III.  Coste del proyecto: Máximo 20 puntos de la valoración total.

1. Adecuación del presupuesto presentado a los objetivos de la actividad y a los precios reales de mercado. (Máximo 10 puntos)
2. Capacidad económica y organizativa de la entidad para desarrollar el proyecto. (Máximo 5 puntos)
3. Fomento del empleo de mujeres. (5 puntos)

2. Para los proyectos de organización de actividades de formación y/o difusión serán los siguientes:

I. Interés del contenido del proyecto para la difusión del patrimonio documental y/o la formación archivística. Máximo, 60 puntos de la valoración total en función del siguiente reparto:

1. Interés sociocultural de la actividad. (Máximo 15 puntos)
2. Alcance de la actividad en la formación de profesional de la archivística. (Máximo 15 puntos)
3.  Actividad que promueva la reparación moral y la recuperación de la memoria personal, familiar y colectiva de las víctimas establecida en la Ley 20/2022, de 19 de octubre, de Memoria Democrática. (Máximo 10 puntos)
4. Alcance nacional de la actividad. (Máximo 10 puntos)
5. Alcance en el ámbito de administración electrónica e Inteligencia Artificial. (Máximo 5 puntos)
6. Actividad sobre gestión de catástrofes. (Máximo 5 puntos)

II. Trayectoria de la entidad que organiza la actividad. Máximo 20 puntos de la valoración total en función del siguiente reparto:

1. Histórico de programa formativo continuo y consolidado. (Máximo 10 puntos)
2. Resultados e impacto de sus actividades socioculturales y profesionales. (Máximo 4 puntos)
3. Capacidad administrativa para la gestión de actividades socioculturales y profesionales. (Máximo 3 puntos)
4. Estrategia de comunicación informativa para las actividades socioculturales y profesionales. (Máximo 3 puntos)

III.  Coste del proyecto. Máximo 20 puntos de la valoración total en función del siguiente reparto:

1. Adecuación del presupuesto presentado a los objetivos de la actividad y a los precios reales de mercado. (Máximo 10 puntos)
2.  Capacidad económica y organizativa de la entidad para desarrollar el proyecto. (Máximo 5 puntos)
3. Fomento de la contratación de PYMES. (Máximo 5 puntos)

10.Pago:

1. Una vez dictada la disposición de concesión, la ayuda concedida se hará efectiva mediante el pago anticipado a la realización y justificación del objeto del proyecto, no siendo necesaria la constitución de garantía.

2. No podrá realizarse el pago en tanto la entidad beneficiaria no se encuentre, en ese momento, al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social, o sea deudora por resolución de procedencia de reintegro, según lo estipulado en el art. 34.5 de la Ley General de Subvenciones. Será condición indispensable que la entidad beneficiaria figure dada de alta en el Tesoro Público, a efectos de su cobro obligatorio por transferencia.

11.Justificación:

La justificación de la subvención concedida se efectuará en los tres meses siguientes a la finalización del plazo de ejecución.

1. La entidad beneficiaria estará obligada a justificar la ejecución del 100% del gasto presupuestado en el proyecto presentado con la solicitud, y no únicamente la parte subvencionada.

2. En el caso de que no se justificara la ejecución del total de la actividad, la entidad beneficiaria deberá reintegrar un porcentaje del total subvencionado que sea equivalente al porcentaje del presupuesto global no ejecutado.

3. La justificación se realizará mediante la presentación de la cuenta justificativa simplificada.

4. La cuenta justificativa simplificada contendrá la siguiente información:

– Una memoria de actuación justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, con indicación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos.

-Una memoria económica que incluya una relación clasificada de los gastos de la actividad, con identificación del acreedor y del documento, su importe, fecha de emisión y fecha de pago. En caso de que la subvención se otorgue con arreglo a un presupuesto estimado, se indicarán las desviaciones acaecidas.

-Un detalle de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la actividad subvencionada, con indicación del importe y su procedencia. En su caso, carta de pago de reintegro en el supuesto de remanentes no aplicados, así como de los intereses derivados de los mismos.

Mediante la técnica de muestreo estratificado combinado, el órgano concedente requerirá a las entidades beneficiarias los justificantes que estime oportunos a fin de obtener evidencia razonable de la adecuada aplicación de la subvención. Estos justificantes supondrán, al menos, el 25% de la cantidad subvencionada.

Cuando las actividades subvencionadas hayan sido financiadas con otras subvenciones o recursos, deberán acreditarse la procedencia y aplicación de tales fondos a la actividad subvencionada. En caso contrario, se presentará una declaración de no haber recibido otras ayudas que financien el mismo proyecto.

• OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA:

• Subcontratación: El beneficiario podrá concertar con terceros la ejecución de la actividad subvencionada hasta un límite máximo del 50% del importe de la actividad subvencionada, sumando los precios de todos los subcontratos. Previa solicitud del beneficiario, cuando concurran circunstancias que así lo justifiquen, y a propuesta del órgano encargado de resolver el procedimiento, el titular de la Subsecretaría del Departamento podrá autorizar de forma singular la subcontratación de hasta el 100% del importe de la actividad subvencionada.

• Toda incidencia que suponga modificación del proyecto inicial de la actividad deberá comunicarse para su autorización a la persona titular de la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes.

• Se deberá cofinanciar, al menos, un 30% del total del presupuesto del proyecto.

• Las entidades beneficiarias de estas ayudas quedan obligadas a garantizar el acceso público a sus fondos en las condiciones que se establezcan con el Ministerio de Cultura.

Más información: https://www.cultura.gob.es/cultura/archivos/servicios-al-ciudadano/becas-ayudas-subvenciones/proyectos-archivisticos.html